Portfeljni pristup upravljanju IT rješenjima znači da poduzeće ima jasni kriterij kada uvodi novo rješenje u korištenje i kada izbacuje rješenje iz portfelja koji podržava.

Najčešći kriterij koji se koristi je ROI ili povrat na investiciju, ako je ispod traženog postotka, rješenje se ili ne uvodi ili se postojeće napušta.

Može biti i jako puno drugih kriterija, ovisno o KPI i poslovnoj politici - primjer: poduzeće može reći da neće pružati rješenje koje ne koristi neki apsolutni broj vanjskih korisnika (npr. 10.000) ili relativni broj internih korisnika (npr. barem 14 % zaposlenih).

Prema tome, korisnik bi trebao imati definirane kriterije zašto neko IT rješenje uvodi i kada ga prestaje koristiti, a da je to mjerljivo definirano, dakle nekim kvantitativnim pokazateljem.