Kada prijavitelj nije u mogućnosti ishoditi barem dvije ponude za izradu protučinjenične analize prema članku 38., potrebno je pružiti obrazloženje i priložiti relevantnu dokumentaciju koja će adekvatno opravdati takvu situaciju.  

Obrazloženja i ostala relevantna dokumentacija može uključivati i izjave relevantnih ovlaštenih stručnjaka, sudskih vještaka i/ili neovisnih organizacija (npr. ovlaštenog projektanta odgovarajuće struke, nadležne komore, instituti i sl.) u kojima se obrazlože i dokazuje da u predmetnom slučaju nije moguće ishoditi dvije ponuda  

Relevantni stručnjaci mogu pružiti tehnička mišljenja, procjene ili projektne analize koje detaljno objašnjavaju tehničke aspekte projekta.

Ova mišljenja bi trebala potvrditi tehničku izvedivost projekta i pružiti stručnu procjenu razloga zbog kojih dodatne ponude nisu bile dostupne. 

Tehnička dokumentacija također igra važnu ulogu. Ovo može uključivati detaljne tehničke opise, nacrte ili specifikacije koje jasno definiraju specifičnosti projekta. Takvi dokumenti mogu pomoći u razumijevanju zašto su određeni dobavljači ili izvođači možda bili nesposobni pružiti ponude, bilo zbog specifičnih tehničkih zahtjeva ili ograničenja.  

Dokazi o pretraživanju tržišta također su važni. Prijavitelj bi trebao dostaviti dokumentaciju koja pokazuje da je provedeno temeljito pretraživanje tržišta, uključujući kontakte s različitim dobavljačima i rezultate tih upita.

Ovi dokazi mogu uključivati e-mailove, zapise o telefonskim razgovorima ili druge oblike komunikacije s potencijalnim dobavljačima.  

Svaka dodatna dokumentacija koja može podržati tvrdnje prijavitelja trebala bi biti uključena. Sve priložene dokumente potrebno je jasno, detaljno i relevantno predstaviti kako bi se pružio cjelovit uvid u specifične okolnosti koje opravdavaju izuzeće od standardnog zahtjeva za dvije ponude. Tako će nadležna tijela moći donijeti informiranu odluku temeljenu na potpunim i vjerodostojnim informacijama. 

No, bez uvida u konkretnu prijavu, a u interesu jednakog postupanja, nadležno tijelo ne može dati prethodno mišljenje u svezi s prihvatljivošću prijavitelja, projekta ili određenih aktivnosti i troškova. 

Slijedom navedenog, nadležno tijelo nije u mogućnosti odgovarati na pitanja koja zahtijevaju ocjenu prihvatljivosti konkretnog projekta, konkretnog prijavitelja/partnera, konkretnih aktivnosti, konkretnih troškova i slično.